Si tienes aunque sea a una persona contratada, la ley te obliga a registrar cada día a qué hora entra y a qué hora sale. No es nuevo —es obligatorio desde 2019— pero sigue siendo de las cosas que más negocios pequeños tienen a medias: una hoja de firmas que nadie rellena, un Excel que se quedó en marzo, o directamente nada. Y es justo lo primero que mira la Inspección de Trabajo cuando aparece.
Esta guía explica, sin jerga, qué te obliga exactamente el registro de jornada, qué tiene que contener, cuánto hay que guardarlo y qué te juegas si no lo llevas.
Qué es el registro de jornada
El registro de jornada es la obligación de dejar constancia diaria del horario concreto de cada persona trabajadora: la hora a la que empieza y la hora a la que termina. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que dio nueva redacción al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
La idea de fondo es doble: garantizar que se respeta la jornada pactada y poder controlar las horas extraordinarias. Por eso el registro tiene que reflejar el horario real, no el teórico del contrato.
Desde cuándo y a quién obliga
La obligación está en vigor desde el 12 de mayo de 2019. Y aplica a todas las empresas con personas trabajadoras por cuenta ajena, con independencia de su tamaño o sector.
Quedan al margen los autónomos sin empleados (no tienen que fichar para sí mismos) y algunas relaciones especiales con reglas propias. Pero en cuanto contratas a una persona, entras de lleno en la obligación —también para ella.
Qué tiene que contener el registro
El artículo 34.9 pide que el registro incluya, como mínimo, el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada trabajador, día a día. En la práctica, un registro correcto:
- Es diario. Se anota cada jornada, no un resumen mensual.
- Es individual. Una entrada por cada persona trabajadora.
- Refleja horas reales de entrada y salida (y, si procede, pausas que no computen como trabajo).
- Es objetivo y fiable: que no se pueda rellenar "a posteriori" de cualquier manera.
- Se conserva 4 años a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La ley no impone una tecnología concreta: vale desde una plantilla en papel hasta una app, siempre que cumpla lo anterior. Ahora bien, el papel y el Excel envejecen mal —se traspapelan, se rellenan tarde, son fáciles de cuestionar en una inspección—, y ahí es donde un sistema digital marca la diferencia.
Qué pasa si no lo llevas
No llevar el registro, o llevarlo de forma que no sirva, es una infracción grave en materia de relaciones laborales (art. 7.5 de la LISOS, el Real Decreto Legislativo 5/2000). La multa va de 751 € a 7.500 € según su gravedad.
Y no es solo la multa: la ausencia de registro puede volverse en tu contra en un conflicto laboral —por ejemplo, presumiendo que un contrato a tiempo parcial era a jornada completa, o dando por buenas las horas extra que reclame el trabajador—. Lo desarrollamos en la guía de sanciones por no registrar la jornada.
La reforma que viene: registro horario digital
El Gobierno tramita un reglamento para que el registro de jornada sea 100% digital, objetivo, interoperable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo, con los apuntes realizados por el propio trabajador para evitar manipulaciones.
Cómo cumplir sin complicarte
- Elige un método fiable y conservable. Si tienes empleados, un sistema digital en el que cada uno marque entrada y salida te evita el papeleo y las dudas.
- Ficha desde el móvil o el ordenador. No necesitas comprar máquinas ni lectores: basta un sistema al que tu equipo acceda.
- Conserva el histórico 4 años y ten claro dónde está por si te lo piden.
- Intégralo con tu operativa, para que fichar no sea "una cosa más" sino parte del mismo panel donde ya llevas la agenda.
Cómo encaja esto con Intelidatia
Intelidatia es el sistema que gestiona tu web, tus reservas y tu agenda de clientes, y el control horario es una pieza más del mismo panel: tu equipo ficha entrada y salida desde donde ya trabaja, el histórico se guarda solo y queda disponible si la Inspección lo pide. Sin una app de fichaje aparte y sin hojas de firmas. Si quieres ordenar tu operación digital —web, reservas, gestión de clientes y registro de jornada— en un solo sitio, mira el Sistema completo o cuéntanoslo en una llamada de 10 minutos.
Guías relacionadas
- Sanciones al detalle: cuánto cuesta exactamente no fichar en la guía de sanciones por no registrar la jornada.
- Fichar desde el panel: cómo tu equipo registra la jornada sin app aparte, en control horario y fichaje.
- Otra obligación de 2027 que te afecta: la guía de Verifactu para negocios locales, sobre facturación conforme a la ley antifraude.
Esta guía es informativa y refleja la normativa vigente a 2 de julio de 2026 según fuentes oficiales (BOE y Ministerio de Trabajo). No sustituye el asesoramiento de tu gestoría laboral, que debe confirmar cómo te afecta en tu caso concreto.