"Pago bien a mi equipo, ¿de verdad me pueden multar solo por no tener un papel?" Sí. El registro de jornada es una obligación en sí misma, y no llevarlo es una de las infracciones que la Inspección de Trabajo detecta y sanciona con más facilidad, precisamente porque es lo primero que pide.
Aquí va, en concreto, cuánto cuesta, de dónde sale la cifra de "10.000 € por trabajador" que circula por ahí, cómo transcurre una inspección y qué más te juegas.
Cuánto es la multa por no llevar el registro de jornada, tramo a tramo
La sanción sale de la LISOS (Real Decreto Legislativo 5/2000). No llevar el registro de jornada encaja en el artículo 7.5 como infracción grave en materia de relaciones laborales —el precepto menciona expresamente el "registro de jornada" desde el Real Decreto-ley 8/2019—, y el artículo 40.1.b fija las cuantías, vigentes desde el 1 de octubre de 2021:
| Grado de la sanción | Importe |
|---|---|
| Mínimo | 751 € – 1.500 € |
| Medio | 1.501 € – 3.750 € |
| Máximo | 3.751 € – 7.500 € |
El tramo concreto depende de circunstancias como el número de trabajadores afectados, la intencionalidad, el perjuicio causado o la reincidencia. Cuanto más grave el caso, más se acerca al máximo de 7.500 €.
¿Y lo de los 10.000 € por trabajador? No está en vigor
Es probablemente la cifra más repetida —y más confundida— sobre el registro de jornada. Merece explicación clara:
- La cifra proviene del proyecto de ley de reducción de jornada a 37,5 horas (el anteproyecto se aprobó en Consejo de Ministros el 4 de febrero de 2025). Ese texto proponía modificar la LISOS para sancionar los incumplimientos del registro por cada trabajador afectado, con tramos de 1.000–2.000 €, 2.001–5.000 € y 5.001–10.000 €.
- Ese proyecto de ley fue rechazado por el Congreso de los Diputados en septiembre de 2025 (prosperaron las enmiendas a la totalidad) y nunca se publicó en el BOE. No es derecho vigente.
- Por tanto, la frase correcta hoy es: la multa de hasta 10.000 € por trabajador NO está en vigor. La sanción vigente es de 751 a 7.500 € por infracción (arts. 7.5 y 40 LISOS).
¿La multa es por empresa, por centro de trabajo o por trabajador?
Con la ley vigente, la multa es por infracción: en la práctica, por empresa o por centro de trabajo según aprecie la Inspección, no por cada trabajador. Un negocio con cinco empleados sin registro no se enfrenta a cinco multas de 7.500 €, sino a una sanción dentro del rango de 751 € a 7.500 €.
Ahora bien, el número de empleados sí cuenta: es uno de los criterios de graduación que empujan la sanción hacia un tramo u otro. Los que la Inspección pondera, en la práctica:
| Criterio de graduación | Efecto en la cuantía |
|---|---|
| Número de trabajadores afectados | A más plantilla sin registro, tramo más alto |
| Intencionalidad o negligencia | Ocultar u obstaculizar pesa más que un descuido |
| Perjuicio causado | Horas extra sin pagar ni cotizar agravan la sanción |
| Reincidencia | Una sanción previa por lo mismo sube el tramo |
| Incumplir advertencias previas | Ignorar un requerimiento de la Inspección penaliza |
Dos consecuencias prácticas: primero, que "solo tengo una empleada" no te saca de la obligación, aunque sí suele situar la sanción en tramos bajos; segundo, que si además del registro faltan pagos de horas extra, la cosa deja de ser una única multa —cada incumplimiento adicional puede generar su propia infracción.
Cómo transcurre una inspección de trabajo paso a paso
Saber qué esperar quita dramatismo y ayuda a no empeorar las cosas. El esquema habitual:
- Inicio. La actuación puede arrancar por denuncia (a menudo de un trabajador o extrabajador), por campaña planificada de la ITSS o de oficio. Puede empezar con una visita sin previo aviso al centro de trabajo o con una citación para que comparezcas con documentación.
- Requerimiento de documentación. El inspector pide, entre otras cosas, el registro de jornada de los últimos periodos, contratos, nóminas y cuadrantes. El Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS —que sigue vigente— precisa que el registro debe estar a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección, conservado 4 años, y que si el sistema es electrónico puede exigirse su impresión o descarga en formato legible.
- Comprobación. Se contrasta el registro con la realidad: entrevistas a trabajadores, cuadrantes, horarios publicados, incluso la actividad visible del negocio. Un registro que dice "9:00–17:00" todos los días clavados, cuando la agenda demuestra citas a las 20:00, levanta sospechas por sí solo.
- Resultado. Si todo está en orden, la actuación se archiva. Si hay deficiencias subsanables, puede haber un requerimiento para corregirlas. Si aprecia infracción, el inspector extiende un acta de infracción con los hechos, la calificación y la sanción propuesta.
- Alegaciones y resolución. El acta no es la sanción definitiva: abre un procedimiento en el que puedes presentar alegaciones y pruebas en el plazo que el propio acta indica. Después llega la resolución, contra la que caben los recursos administrativos habituales. En esta fase, ve de la mano de tu gestoría o abogado laboralista.
Lo que cuesta más que la multa
La sanción económica es la parte visible, pero a menudo no es la más cara. La ausencia de registro traslada la carga de la prueba a la empresa en varios frentes:
- Presunción de jornada completa. En un contrato a tiempo parcial, el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores presume que el contrato es a jornada completa si se incumple la obligación de registro, salvo prueba en contrario de la parcialidad. La diferencia de salario y cotización corre de tu cuenta.
- Horas extraordinarias. Sin registro, es más difícil rebatir las horas extra que reclame un trabajador.
- Cotizaciones a la Seguridad Social. El pago retroactivo de las cotizaciones asociadas, con sus recargos, puede superar de largo la propia multa.
Un ejemplo con números: cuánto puede costar en total
Cálculo puramente ilustrativo, con todas las hipótesis a la vista —tu caso real lo cuantifica tu gestoría:
Supuestos (hipótesis, no datos de ningún caso real): una clínica con una auxiliar contratada a media jornada, salario bruto de 750 €/mes; sin registro de jornada; la Inspección aprecia la infracción en grado medio; se aplica la presunción de jornada completa del art. 12.4.c ET durante los últimos 12 meses; como hipótesis, la cotización a cargo de la empresa se estima en un 30% del salario bruto.
| Concepto | Cálculo (con las hipótesis anteriores) | Importe orientativo |
|---|---|---|
| Multa (grado medio, art. 40.1.b LISOS) | Dentro del tramo 1.501–3.750 € | ~2.500 € |
| Diferencias salariales por presunción de jornada completa | 750 €/mes de diferencia × 12 meses | 9.000 € |
| Cotizaciones retroactivas sobre esa diferencia | 30% (hipótesis) × 9.000 €, sin contar recargos | ~2.700 € |
| Total orientativo | ~14.200 € |
Con esas hipótesis, la multa es la partida menor: menos de una quinta parte del coste total. La presunción de jornada completa y las cotizaciones retroactivas —a las que habría que sumar recargos e intereses, aquí no estimados— son las que disparan la factura. Y todo por no poder acreditar unas horas que quizá eran perfectamente legales.
Por qué el papel y el Excel no te protegen
Analizamos a fondo cuándo vale el papel o el Excel —y cuándo se vuelve en tu contra— en la guía sobre fichar en Excel o papel: qué es legal.
Cómo quitarte el riesgo de encima
La forma más barata de no pagar 7.500 € es tener un registro que no se pueda cuestionar:
- Digital, no en papel: cada empleado marca entrada y salida en el momento.
- Inalterable: las correcciones no borran nada, quedan como apuntes nuevos con su motivo.
- Conservado 4 años y exportable al instante si la Inspección lo pide.
- Integrado con tu operativa, para que fichar sea un gesto de un segundo y no "una cosa más".
Los detalles de la obligación —desde cuándo, a quién, qué debe contener— están en la guía del registro de jornada obligatorio.
Cómo encaja con el Sistema de Intelidatia
En Intelidatia el control horario vive en el mismo panel que tu agenda y tus clientes: tu equipo ficha entrada, pausa y salida desde el móvil o el ordenador, el registro es inalterable (las correcciones se guardan como filas nuevas con su motivo, nada se borra), tienes informe mensual por trabajador, exportación lista para la Inspección de Trabajo y conservación de 4 años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Es la forma de tener el registro en regla sin una herramienta aparte, dentro del Sistema completo. Si quieres verlo, cuéntanoslo en una llamada de 10 minutos.
Esta guía es informativa y refleja la normativa vigente a 2 de julio de 2026 según fuentes oficiales (BOE, Ministerio de Trabajo e ITSS). No es asesoramiento legal ni fiscal: tu gestoría laboral o abogado deben confirmar cómo te afecta en tu caso concreto, especialmente los cálculos, que aquí son solo hipótesis ilustrativas.