Si buscas "cuánto cuesta una centralita virtual" o "recepcionista virtual precio", casi todo lo que vas a encontrar son páginas de proveedores comparando sus propios planes. Lo que casi nadie te cuenta es que estás comparando cosas que no hacen lo mismo: una recepcionista atiende y agenda, una centralita solo mueve llamadas, y un asistente automático agenda sin que nadie descuelgue.
Esta guía desglosa las tres opciones con números orientativos y —más importante— con una tabla de qué resuelve cada una, para que no pagues por la herramienta equivocada.
Las 3 opciones de un vistazo
| Opción | Coste mensual orientativo | Qué hace | Qué NO hace |
|---|---|---|---|
| Recepcionista humana | Coste empresa: salario bruto de convenio + cotizaciones a la SS | Atiende, agenda, resuelve dudas, recibe en mostrador | Cubrir fuera de su horario, vacaciones y bajas |
| Centralita virtual | Decenas de euros al mes (planes de entrada) | Desvía, encola, locuciones, buzón, horarios | Agendar citas, guardar datos del cliente |
| Asistente automático que agenda | Suscripción mensual (parte de un sistema de gestión) | El cliente reserva solo por WhatsApp y la cita queda en el panel, 24/7 | Atención física en mostrador |
Los costes de recepcionista y centralita varían por convenio, provincia y plan: no son tarifas de ningún proveedor concreto, verifica los tuyos. Vamos opción por opción.
Cuánto cuesta una recepcionista humana (salario + Seguridad Social)
Es la opción más completa y también la más cara, y su coste real suele subestimarse porque se piensa en el salario neto y no en el coste empresa.
Como referencia orientativa para una jornada completa:
| Concepto | Qué incluye |
|---|---|
| Salario bruto | Lo que marca el convenio de tu sector y provincia; en puestos de recepción suele moverse en torno al salario mínimo o algo por encima |
| Seguridad Social a cargo de la empresa | Cotizaciones empresariales sobre el bruto; para el cálculo de abajo suponemos ~un 32% adicional — verifica el tipo vigente con tu gestoría |
| Coste total mensual | Cálculo hipotético: si el bruto de convenio ronda los 1.300 €/mes y supones ~un 32% adicional de cotizaciones, el coste empresa se acerca a los 1.700 €/mes — haz el número con tu convenio y provincia |
Y hay costes que no salen en la nómina:
- Vacaciones y bajas. Un mes al año el puesto está vacío o lo cubres con más coste.
- Horario único. Cubre su turno. La llamada de las 20:30, la del sábado y la del lunes que libra siguen sin respuesta.
- Momentos de pico. Cuando está cobrando a un cliente en mostrador, el teléfono suena igual — lo contamos con detalle en por qué se pierden llamadas en los negocios de citas.
Cuánto cuesta una centralita virtual (y qué hace en realidad)
La centralita virtual es telefonía en la nube: un número (o el tuyo migrado) con reglas de gestión de llamadas. Los planes de entrada para negocio pequeño cuestan una fracción de un salario — decenas de euros al mes —, y suben al añadir extensiones, puestos de agente, colas avanzadas o grabación de llamadas.
Qué suele incluir un plan básico:
- Locución de bienvenida y menú de opciones ("pulse 1 para citas…").
- Desvíos al móvil o a varios teléfonos en cascada.
- Horarios: mensaje distinto fuera de horario.
- Buzón de voz, a veces con el audio enviado por email.
- Cola de espera con música cuando comunicas.
Es útil y barata para lo que es. El problema es lo que no es:
Dicho claro: pagar una centralita esperando que te haga de recepcionista es como comprar un contestador esperando que te rellene la agenda.
La tercera opción: un asistente automático que agenda solo
La tercera vía cambia el planteamiento: en vez de mejorar cómo se gestiona la llamada, elimina la necesidad de llamar para la mayoría de gestiones.
Funciona así: el cliente escribe por WhatsApp —desde tu web, tu ficha de Google o el número de siempre— y un asistente automático le atiende la conversación completa: entiende qué servicio quiere, le ofrece los huecos libres reales de tu agenda y la cita queda guardada en el panel, con los datos del cliente. Sin que nadie descuelgue, a cualquier hora. Explicamos el flujo paso a paso en reservar cita por WhatsApp con un asistente automático.
Diferencias de fondo con las otras dos opciones:
- No depende de horarios. La consulta de las 22:00 se convierte en cita a las 22:01, no en un buzón de voz.
- No apunta: guarda. La cita no acaba en un post-it, acaba en la agenda del panel, con el histórico del cliente.
- Se identifica como asistente. El cliente sabe en todo momento que habla con un asistente automático — nada de fingir que es una persona.
- No sustituye el mostrador. Si necesitas presencia física, esto no la cubre; lo que cubre es el canal por el que hoy se te escapan citas.
¿Coste? Este tipo de asistente no se vende suelto: tiene sentido como parte de un sistema de gestión completo (web + reservas + agenda + panel) con una suscripción mensual. En el caso de Intelidatia, el precio se cierra en propuesta según tu negocio — sin cifras infladas ni letra pequeña. Puedes ver cómo funciona en reservas por WhatsApp.
Tabla comparativa: qué resuelve cada opción
Esta es la tabla que deberías mirar antes que ninguna de precios:
| Necesidad | Recepcionista humana | Centralita virtual | Asistente que agenda |
|---|---|---|---|
| Atender el teléfono en horario | ✅ | ⚠️ Solo desvía a quien pueda descolgar | ➖ Atiende por WhatsApp, no por voz |
| Atender fuera de horario / fines de semana | ❌ | ⚠️ Locución o buzón | ✅ 24/7 |
| Agendar la cita directamente | ✅ A mano | ❌ | ✅ Queda en el panel |
| Guardar los datos del cliente | ⚠️ Depende de dónde apunte | ❌ | ✅ Ficha en el panel |
| Recibir en mostrador, cobrar, gestionar sala | ✅ | ❌ | ❌ |
| Varios clientes a la vez | ❌ Una llamada cada vez | ⚠️ Los pone en cola | ✅ Conversaciones en paralelo |
| Coste si tu volumen crece | Sube (más horas, más personal) | Sube por puestos/extensiones | No contratas puestos por conversación: es parte de la suscripción del sistema |
La lectura honesta: no compiten entre sí en todo. Una persona resuelve la presencia física; una centralita resuelve el enrutado telefónico; el asistente resuelve la conversión de consultas en citas guardadas. El error caro es pagar una para el problema de otra.
Cómo elegir según tu caso
- Tienes mostrador con flujo constante de gente → necesitas persona, sí o sí. La decisión inteligente es descargarla: que el asistente automático absorba las reservas de WhatsApp y ella se dedique a quien tiene delante.
- Trabajas solo o con equipo pequeño y el teléfono te interrumpe en plena faena (fisioterapia, peluquería, taller) → la centralita solo aplaza el problema; el asistente lo elimina para todo lo que sea pedir, mover o cancelar cita.
- Recibes muchas llamadas de "¿tenéis hueco el jueves?" → eso no es una llamada que atender, es una reserva que automatizar.
- Tu problema es imagen profesional al teléfono (locución, música, menú de opciones) y las citas ya las gestionas bien → una centralita básica te vale por decenas de euros al mes, y es lo más barato.
¿Y la recepcionista virtual con IA de voz?
Es la categoría de la que más se habla: una IA que descuelga el teléfono, conversa con naturalidad y agenda la cita, como haría una persona. Le dedicamos una guía completa: recepcionista virtual con IA para negocios de citas.
Nuestra posición es prudente: la tecnología de voz avanza muy rápido, pero prometer hoy que una IA atenderá todas tus llamadas sin fricción sería venderte humo. Lo que sí es real y verificable hoy es el mismo asistente por WhatsApp: conversación automática, agenda conectada, cita guardada. El canal de voz del Sistema está preparado para funcionar igual que el de WhatsApp — misma agenda, mismo panel, otro canal de entrada — y llegará como evolución natural, no como promesa de folleto. Si quieres seguir la categoría, tienes el detalle en recepcionista virtual con IA.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta una centralita virtual al mes?
Los planes de entrada para pequeño negocio cuestan una fracción de un salario — decenas de euros al mes (número, desvíos, locuciones, horarios) — y suben con puestos, colas o grabación. Cada proveedor tiene su tarifa. Lo decisivo no es el precio sino el alcance: gestiona llamadas, no agenda citas.
¿Cuánto cuesta una recepcionista para una clínica dental?
El coste real es el coste empresa: salario bruto de convenio más cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, según convenio, provincia y experiencia. Cálculo hipotético: con un bruto de ~1.300 €/mes y ~un 32% adicional de cotizaciones, el coste empresa se acerca a los 1.700 €/mes — haz el número con tu convenio. Súmale vacaciones, posibles bajas y que solo cubre su turno.
¿Una centralita virtual sirve para agendar citas?
No. Enruta llamadas (locución, desvío, cola, buzón). La cita la apunta una persona después de descolgar. Si nadie puede descolgar, el cliente acaba en un buzón — no en tu agenda.
¿Qué es una recepcionista virtual con IA y funciona ya?
Es un asistente de voz que atiende llamadas con IA y agenda directamente. La categoría madura rápido, pero hoy la vía fiable para que el cliente reserve solo es el asistente automático por WhatsApp conectado a la agenda; el canal de voz es la evolución de ese mismo sistema.
¿Qué opción sale más barata para un negocio pequeño de citas?
La más barata en cuota es la centralita; la más barata por resultado depende de tu problema. Si lo que pierdes son citas cuando nadie contesta, el asistente que agenda solo ataca la causa: convierte la consulta en cita guardada sin depender de que alguien descuelgue.
Cómo encaja esto con el Sistema de Intelidatia
Intelidatia no vende una centralita ni un contestador: es el Sistema que gestiona tu negocio de citas — web profesional, reservas y panel de gestión — y el asistente automático de WhatsApp es una pieza más de ese panel. El cliente escribe, el asistente le atiende identificándose como tal, y la cita queda guardada en tu agenda con la ficha del cliente: sin cuaderno, sin post-its y sin depender de quién pueda descolgar. Si además necesitas persona en mostrador, el Sistema no la sustituye: le quita de encima el teléfono para que atienda a quien tiene delante. Mira cómo funciona en reservas por WhatsApp o cuéntanoslo en una llamada de 10 minutos.
Guías relacionadas
- El problema de fondo: cuántas citas se escapan cuando nadie contesta, en no perder llamadas en un negocio de citas.
- La tercera opción en detalle: el flujo completo de reservar cita por WhatsApp con un asistente automático.
- La categoría de voz: qué es y qué esperar de una recepcionista virtual con IA.
Esta guía es informativa. Los cálculos de coste de recepcionista son hipotéticos (salario bruto y tipo de cotización supuestos, no datos oficiales) y las referencias de centralita son órdenes de magnitud a julio de 2026, no tarifas de ningún proveedor concreto: verifica convenio, cotizaciones y planes en tu caso. No sustituye el asesoramiento de tu gestoría laboral o fiscal.